ПОЖИРАТЕЛИ ВРЕМЕНИ

загруженное

Наше время, надежды и ожидания поглощаются многочисленными «пожирателями времени».

Часто распространенный пожиратель времени — хаотичное выполнение разнообразных операций. Необходимо постоянно фильтровать поступающую информацию по критериям важности и срочности, а также группировать однотипные по характеру задачи для единовременного их выполнения. Например, сделать пять звонков клиентам, посетить трех подчиненных, написать семь писем и отправить их по электронной почте и т.д.

Почему так важно группировать однотипные задачи? Исследование показало, что для входа в новую систему действий требуется определенное время. Если после выполнения каждой задачи выходить из одной системы действий и через какое-то время снова входить в нее — происходит расточительный расход времени и внутренних сил. Еще один пожиратель времени — выполнение длительных по времени операций (более 30 минут) без предварительного плана.

Например, написание статьи, проведение совещания и т.д.  Это все равно, что отправляться в неизведанное путешествие без ориентиров и карты. Решить данную проблему вам поможет полезный инструмент под названием «Цель-Процесс-Результат», разработанный специалистами «Уилсон Лернинг». Любую подобную операцию следует начинать с формулирования этих вопросов, как для себя самого, так и для задействованных в ней людей:

  1. «Зачем мы собрались?» или «Почему я буду это делать?». Это — Цель. Например: «Мы собрались, чтобы обсудить пути улучшения обслуживания клиентов» или «В данной статье я хотел бы рассказать о способах рационального использования времени».
  2. «Что именно мы будем делать или о чем конкретно я буду говорить?». Это — Процесс. Например: «В ходе нашего совещания я хотел бы обсудить нынешнее состояние клиентского обслуживания и поделиться идеями по повышению его качества».
  3. «Что мы должны получить в итоге?». Это — Результат. Например: «К концу нашего совещания мне хотелось бы договориться о путях совершенствования клиентского обслуживания».

Пожирателем времени может быть и отсутствие установленных сроков выполнения задания. Если эти сроки не устанавливать, можно впасть в состояние перфекционизма, для которого характерно стойкое желание бесконечно улучшать уже сделанное. Наше исследование показало, что люди с первого захода выполняют примерно 80% поставленной задачи. Обидно, что оставшиеся 20% забирают времени гораздо больше, чем первые 80%.

Еще один пожиратель времени — стремление человека делать все самому. Здесь поможет правило Форда«Делай то, что у тебя хорошо получается и что тебе нравится, и у тебя всегда будет достаточно денег, чтобы купить все остальное».

чек-листБольшой пожиратель времени — составление схемы действий при выполнении однотипных операций каждый раз заново. Если вам необходимо раз в месяц делать какие-либо однотипные и энергозатратные операции, имеет смысл один раз подготовить «чек-лист» по выполнению данных операций и пользоваться им всякий раз по необходимости. Наши респонденты отмечали, что большинство из них пользуется подобной методикой при подготовке ежемесячных отчетов, анализе работы подчиненных и даже субботнем шоппинге.

Чудовищно пожирает время отсутствие умения управлять беседой с другими людьми. Внимательно следите за ходом встречи. Если собеседник привносит в нее отвлеченные от заданной темы направления, отсекайте их.

Активно пользуйтесь приемом перефразирования с тем, чтобы вернуть цель встречи в нужное русло. Например: «Правильно ли я понял, что данное условие играет ключевую роль для решения обсуждаемого вопроса?». За 5 минут до окончания встречи (необходимо постоянно держать часы перед глазами) необходимо сообщить об этом собеседнику и попросить его суммировать максимум три главные мысли, которые он сообщил или хотел сообщить вам.

соваИз личного опыта я вынес еще одно важное правило — надо всегда оставлять временной зазор между мероприятиями. Никогда не совмещайте время окончания одного мероприятия с началом последующего. Например, если следующая запланированная встреча начинается в 16:00, а на предшествующую встречу подчиненный пришел к вам в 15:00, то у вас в распоряжении не один час, как кажется с первого взгляда, а меньше. Я бы рекомендовал установить окончание первой встречи на 15:45, а не на 16:00, поскольку потребуется время на выполнение незапланированных срочных дел, которые появятся в ходе этой встречи, подготовку к следующей встрече и на вашу кратковременную релаксацию между встречами.

images

Еще одна проблема — несоблюдение правил чередования. Исследование показывает, что человек не может с одинаково высокой эффективностью заниматься одной операцией более часа. Старайтесь завершить текущую операцию на логически допустимом сегменте и переключитесь на что-то принципиально другое. Помните, что количество времени, проведенное за одной и той же операцией, в конечном итоге обратно пропорционально эффективности ее выполнения.

 

Как же   справляются успешные люди с пожирателями времени ?

Они владеют приемами управления временем!  А  именно:

  1. Сформируйте, начиная с сегодняшнего дня, у себя привычку планировать личное время.
  2. Используйте метод «Цель-Процесс-Результат».
  3. Начните самую активную борьбу с пожирателями времени. В конце каждого дня определяйте самый удачный исход данной битвы и найдите как минимум один момент для дальнейшего усовершенствования. Пара недель неукоснительной работы по этим рекомендациям—и вы будете наслаждаться плодами своей работы. Это как при похудании — вам надо лишь начать и немножко контролировать себя впоследствии.

 

Александр Пасекунов

Поделитесь с друзьями в соц. сетях

Опубликовать в Google Buzz
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники
Опубликовать в Яндекс

Комментарии на ПОЖИРАТЕЛИ ВРЕМЕНИ

  1. Спасибо за Ваш труд!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *